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図面管理とは?
業務効率化のポイントやシステム化のメリットを解説

 

図面管理とは

図面管理とは、設計図面や建築図面などの作成・変更した図面を、適切に保存・管理することをいいます。一般的には、紙の図面をファイルで保管したり、CADデータやPDFに変換した図面データを社内の共有フォルダに保管したりといった方法が、図面管理の一例です。

製造業の現場では、「見積用の図面」「変更を加えた図面」など、一つの製品に複数の図面を作成することがよくあります。多数の図面の中から正しい図面を素早く見つけ出すことは各社共通に求められています。また、製造物責任(PL)法などの法律で一定期間の保存が義務付けられている図面もあるため、紛失や改ざんがないよう適切な管理が求められます。

こうした図面の管理には、自社でルールを設けて適切な管理体制を構築することが大切です。ただ、その管理には手間やコストがかかるため、図面管理業務に負担を感じる企業も少なくないでしょう。

図面管理の具体的な方法

図面管理の方法は、「紙の図面を保管する」方法と「図面データを管理する」方法に大きくわけられます。図面データを管理する場合は「フォルダ管理する」方法や、「図面管理システムで管理する」方法など、いくつかのパターンがあります。
いずれの場合でも、社内でルール化しやすく管理負担を軽減できる方法を選ぶことが、図面管理のポイントです。ここで、代表的な図面管理の方法についてお伝えしましょう。

紙の図面を保管する

紙の図面をファイルなどに挟み保管する、従来からある方法です。案件ごとにファイリングして書庫などに格納することで、パソコンが苦手な方でも目的の図面を探しやすくなります。紙に修正内容などを直接書き込めることも、この管理方法のメリットです。
一方で、持ち出さなければならないファイルが多くなると運搬が大変ですし、取引先などへの共有もしづらいというデメリットがあります。取引先に送付する際には、送料などのコストもかかります。また、紛失や盗難といったリスクもあるため厳重な管理体制が求められますし、ファイルが増えれば新たな保管場所を確保しなければならないという課題も発生します。

紙の図面を保管する

図面データをフォルダ管理する

図面データを管理する方法には、複数のパターンがあります。典型的な例として、「紙の図面をスキャンしてデータ化し、パソコンに保存する」という方法や、「CADデータやPDFに変換した図面データをフォルダで管理する」という方法が一般的です。
いずれの場合でも、図面データをフォルダで整理することにより検索などで必要な図面を探しやすくなったり、他部署や取引先とも図面を共有しやすくなったりといったメリットがあります。また、紙の図面のように物理的な保管場所は不要ですし、劣化により図面が見づらくなるといったトラブルも回避できます。

図面データをフォルダ管理する

図面管理システムで管理する

市販の図面管理システムや文書管理システムを導入し、図面を管理する方法です。必要な図面が探しやすく共有しやすいといったメリットや、物理的な保管場所は不要という点では、フォルダ管理する場合と同じです。
図面管理システムを導入するメリットは、「さまざまな機能を使って管理がしやすくなる」ことです。検索性の向上や版管理がしやすいことはもちろん、ワークフロー管理、ユーザー管理なども容易にできるため、業務効率化やセキュリティ向上といったメリットを享受できます。図面管理システムのなかには、CADを使用しなくても図面の閲覧ができる仕組みを作れるため、専門知識のない人でも使いやすく重宝するでしょう。

図面管理システムで管理する

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図面管理の課題

目的の図面が見つからない

適切な図面管理をしていないと、多くの資料のなかから目的の図面を探し出すのに苦労します。とりわけ紙の図面は、一枚一枚を確認していかなければならず、業務効率の低下につながります。

最新の図面がわからない

作成した図面に対して、変更や修正を加えることが多い現場では、図面の版管理(バージョン管理)が重要です。これが適切に行われていないと、「最新の図面がどれかわからず、古い図面で物を作った」といったトラブルやミスが発生します。

同じ図面を何枚も作成している

すでに作成済の図面があることに気づかず、再び同じ図面を作成してしまうというケースです。
こうした無駄な手間やコストは、業務効率を悪化させる一因になります。

取引先に違う図面を渡してしまう

同じ図面を使って、複数の取引先とプロジェクトを進めるとき、「どの図面が、どの取引先のものなのかわからなくなった」というケースもあります。「他社に渡す予定の図面を送ってしまう」といったトラブルも想定されるでしょう。

情報共有ができない

図面を個人のパソコンで保存したり、部門ごとに管理していたりする場合、他部署の人が閲覧するのに時間を要すという課題も起きやすいです。
企業によっては、図面の管理者が属人化しており、管理者が不在だと「どこに、どの図面が保存されているのかわからない」というところもあるでしょう。

図面の紛失や消失、改ざんリスクがある

紙の図面は、誰かが持ち出して紛失や盗難にあうリスクがあります。また、経年劣化により図面が見づらくなることがあるため、保管環境を整えることも大切です。
データの場合、経年劣化の心配は少ないものの、適切に管理されていなければ紛失や盗難のリスクは避けられません。さらにデータには、誤って削除したり上書き保存をしたりといったリスクも考えられますし、改ざんされるリスクもあります。

図面をシステムで管理するメリット

図面データをシステムで管理することで、さまざまな恩恵を受けられるようになります。ここで改めて、図面データをシステムで管理する具体的なメリットをお伝えします。

図面管理の業務効率化を図れる

図面管理の業務効率化を図れる

図面データをシステムで管理するメリットの一つが、目的の図面を探しやすくなることです。図面管理システムを使えばファイル名や図面に付与された情報から検索して目的の図面を一発で探せるため、検索にかかる時間を短縮できます。
また、情報共有がしやすくなる点もメリットです。自席のパソコンなどで図面を閲覧できる仕組みにすれば、わざわざ専用端末のある場所で確認したり、図面管理者に問い合わせて取り寄せたりといった手間を解消できます。
このように、現場も管理者も業務効率化が図れることが、図面管理システムを導入する大きなメリットといえるでしょう。

コストを削減できる

コストを削減できる

紙の図面で管理する場合、印刷代やファイルなどの備品代がかかりますし、保管する場所の管理費も必要です。取引先に図面を共有する際には、輸送コストもかかります。
電子化すれば、これらの備品代や管理コストを削減できますし、外部との共有もメールやストレージサーバーなどを利用して簡単にできるため、余計なコストがかかりません。また、図面管理システムを利用した業務効率化によるコスト削減額も大きいでしょう。探す手間や管理の手間が省けた分をコア業務に充てることで、生産性向上や売上アップも期待できます。

図面の劣化を防げる

図面の劣化を防げる

紙の図面は、いくら保管環境に注意しても経年劣化を避けられません。古くなると、図面に書かれた文字が読みづらくなったり、小さな図が見づらくなったりすることもあります。
データ化された図面には、このような劣化の心配がありません。また、画像補正などのデジタル技術を使うことで、図面を見やすく復元して保存することも可能です。これまで蓄積してきた企業資産の保護にも、データ化が貢献するでしょう。

セキュリティを強化できる

セキュリティを強化できる

紙の図面は持ち出しやすいため、紛失や情報漏えいといったリスクが高まります。これを防ぐには、厳重な管理体制を構築する必要がありますし、その手間やコストも負担になります。
図面管理システムを使えば、図面データにアクセス権限を個別設定したり、閲覧者のログを残したりすることで、紛失や情報漏えいなどのリスクを下げられます。図面データを勝手に持ち出したり情報を改ざんされたりするリスクも低減するでしょう。図面管理システムの導入より、管理者の負担軽減にもつながるのです。

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製造業向けに使える機能を厳選!
低コストで導入可能な図面管理システムとは

新明和ソフトテクノロジでは、図面管理におけるさまざまな課題を解決する管理システム「NAZCA5 EDM」を提供しています。
NAZCA5 EDMの最大の特徴は、「必要最小限の基本機能」に「お客様のニーズに合わせた機能」を追加できる、図面管理システムであること。図面管理は、企業ごとに特徴が異なる傾向があるため、システムに求められる機能は会社ごとに異なります。そこで、製造業の現場を熟知した当社エンジニアが、どの現場でも求められる7つの基本機能をピックアップ。これに、お客様のニーズやご要望などに適した機能をアドオンで付加することにより、「本当に使える図面管理システム」を納得の価格でご提案します。

図面管理システム NAZCA5 EDMの厳選した基本機能

図面管理システムNAZCA5 EDMを導入するメリット

NAZCA5 EDMを導入することで、図面管理におけるさまざまなニーズや課題解決を実現できるようになります。

図面データの一元管理

図面データの一元管理

NAZCA5 EDMに図面データを登録することで、全社で情報共有が可能になります。図面のほかにも部品表や指示書、仕様書、工程表などの関連資料も登録でき、これらも一元で管理できます。
CADで作成した図面データも管理できますが、PDFなどの画像図面も保存されるため、CADソフトがインストールされていないデバイスでも閲覧が可能です。

業務効率化

業務効率化

直感的で操作性に優れていることも、NAZCA5 EDMの特徴です。パソコンが苦手な方でも使いやすく、作業効率のアップ、ミスや不整合の抑制につながります。

コスト削減

コスト削減

自社に必要な機能に絞り込むことで、低コストを実現。一般的な図面管理システムと比べて、導入費用を大きく抑えられます。なお、必要な機能を増やすときは都度アドオンで補いますから、最小限の投資で抑えられます。
また、導入後も業務効率化などによるコスト削減に貢献しますし、ユーザー数フリーのシステムですから利用者が増えても価格は変わりません。

セキュリティ向上

セキュリティ向上

ユーザー別に参照・編集ができる図面を設定できるなど、アクセス権限の細かな設定も可能です。利用者の更新履歴も一目で確認できるため、改ざんや不正流出の防止につながります。

安心の保守サービス

安心の保守サービス

純国産の図面管理システムで、安心の保守サービスを提供します。画面上の文字も、マニュアルやサポートも、すべて倭国語です。

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図面管理システムNAZCA5 EDMの基本機能

NAZCA5 EDMには、製造業の現場で求められる共通機能を厳選した「7つの基本機能」を備えています。これに、お客様ごとに異なる「必要な機能」をアドオンで追加し、自社オリジナルの図面管理システムを構築していきます。ここでは、7つの基本機能について案内します。

簡単登録

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検索

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版管理

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ワークフロー

ワークフロー

構成管理(図面の親子管理)

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(図面の親子管理)

プッシュ通知

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ToDo管理

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更に詳しく知りたい方へ

NAZCA5 EDMに関する詳細をご紹介します

ご利用を検討されているお客様は下記ページもご覧頂くと、より詳細を知ることができます。
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